Política de tratamiento de datos personales

JDF Sistemas, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de garantizar el adecuado tratamiento y protección de los datos personales de sus clientes, usuarios, proveedores, prospectos, contratistas y demás personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento.

1. Identificación del responsable del tratamiento

2. Marco normativo

La presente política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones que reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan las normas relacionadas con la protección de datos personales en Colombia.

3. Ámbito de aplicación

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por JDF Sistemas y a las bases de datos o archivos en los que se almacene información de clientes, usuarios, proveedores, prospectos, contratistas y demás titulares con los que JDF Sistemas tenga o haya tenido algún tipo de relación comercial, contractual o de servicio.

4. Definiciones

Para efectos de esta política se entenderá por:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento de la información.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluyendo su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

5. Principios aplicables al tratamiento

JDF Sistemas realizará el tratamiento de datos personales respetando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la legislación colombiana.

6. Datos personales que podemos recolectar

Dependiendo de la relación con el titular y del servicio solicitado, JDF Sistemas podrá recolectar, entre otros, los siguientes datos:

• Nombres y apellidos.
• Número de identificación, cuando sea necesario.
• Nombre de la empresa o entidad con la que se encuentra vinculado.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono o celular.
• Dirección y ciudad.
• Información necesaria para facturación.
• Información relacionada con productos o servicios solicitados o contratados.
• Información suministrada voluntariamente mediante formularios, correo electrónico, WhatsApp, llamadas telefónicas u otros canales de comunicación.
• Información técnica necesaria para la prestación de servicios de soporte, mantenimiento, infraestructura tecnológica, redes, servidores o servicios en la nube, cuando corresponda.

7. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:

• Responder solicitudes, consultas y solicitudes de cotización.
• Establecer y mantener relaciones comerciales con clientes y prospectos.
• Prestar los servicios contratados.
• Gestionar órdenes de servicio y solicitudes de soporte técnico.
• Realizar seguimiento a servicios prestados.
• Contactar al titular en relación con solicitudes o servicios.
• Gestionar garantías, mantenimientos y soporte técnico.
• Elaborar cotizaciones, órdenes, contratos, facturas y documentos comerciales.
• Cumplir obligaciones contables, tributarias, contractuales y legales.
• Gestionar relaciones con clientes, proveedores y contratistas.
• Enviar información sobre productos, servicios, novedades, promociones u ofertas comerciales cuando exista autorización para ello.
• Realizar actividades administrativas y de servicio al cliente.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales cuando exista obligación legal.
• Proteger la seguridad de la información, sistemas, infraestructura tecnológica y servicios de JDF Sistemas.

8. Autorización para el tratamiento

Cuando sea requerida legalmente, JDF Sistemas solicitará al titular autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales e informará las finalidades para las cuales será utilizada la información.

La autorización podrá ser obtenida mediante mecanismos escritos, electrónicos, formularios web u otros medios que permitan acreditar posteriormente su otorgamiento.

JDF Sistemas conservará prueba de las autorizaciones otorgadas cuando legalmente corresponda.

9. Datos sensibles

JDF Sistemas no solicitará datos personales sensibles salvo cuando sean necesarios para una finalidad legítima relacionada con la prestación de un servicio y su tratamiento esté permitido por la ley.

Cuando se requiera el tratamiento de datos sensibles, se informará al titular que no está obligado a suministrarlos y se solicitará, cuando sea exigible, su autorización explícita.

10. Datos de niños, niñas y adolescentes

JDF Sistemas procurará no realizar tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo cuando sea necesario y permitido por la legislación colombiana, garantizando en todo caso el respeto de sus derechos prevalentes y su interés superior.

11. Derechos de los titulares

El titular podrá ejercer los derechos reconocidos por la legislación colombiana, entre ellos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea aplicable.
• Solicitar información sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles infracciones a la normativa de protección de datos, después de agotar el procedimiento correspondiente ante JDF Sistemas.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente legalmente.
• Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

12. Consultas

Los titulares, sus causahabientes o representantes debidamente acreditados podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de JDF Sistemas.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de este término, se informarán los motivos de la demora y la fecha en que será atendida la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

13. Reclamos

Cuando el titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o considere que existe un incumplimiento de las normas de protección de datos personales, podrá presentar un reclamo indicando:

• Nombre e identificación del titular.
• Descripción clara de los hechos que originan el reclamo.
• Datos de contacto para recibir la respuesta.
• Documentos que soporten la solicitud, cuando sean necesarios.

Si el reclamo está incompleto, se podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que complete la información. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá que el reclamante ha desistido.

Los reclamos completos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de este término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

14. Canal para ejercer los derechos

Las consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales podrán enviarse a:

JDF Sistemas podrá solicitar información razonable que permita verificar la identidad del titular o la legitimación de quien actúe en su nombre antes de tramitar la solicitud.

15. Encargados, transmisión y transferencia de información

Para desarrollar sus actividades, JDF Sistemas podrá recurrir a proveedores de servicios tecnológicos, alojamiento, correo electrónico, infraestructura, almacenamiento, copias de seguridad, comunicaciones u otros servicios necesarios para su operación.

Cuando dichos proveedores tengan acceso a datos personales por cuenta de JDF Sistemas, el tratamiento deberá realizarse conforme a la legislación colombiana aplicable, las finalidades autorizadas y las obligaciones de seguridad y confidencialidad correspondientes.

Cuando exista transferencia o transmisión nacional o internacional de datos personales, JDF Sistemas adoptará las medidas requeridas por la legislación colombiana aplicable.

16. Seguridad de la información

JDF Sistemas adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento.

El acceso a los datos personales estará limitado a las personas, proveedores o terceros que requieran conocerlos para cumplir las finalidades autorizadas o las obligaciones legales correspondientes.

17. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección y las obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales o administrativas aplicables.

Una vez desaparezca la finalidad que justificó el tratamiento y no exista un deber legal o contractual de conservación, los datos podrán ser eliminados, anonimizados o sometidos al procedimiento correspondiente de disposición segura.

18. Modificaciones a la política

JDF Sistemas podrá modificar esta política cuando sea necesario para adaptarla a cambios normativos, operativos o relacionados con sus actividades de tratamiento de información.

Las modificaciones serán publicadas en este sitio web. Cuando se produzcan cambios sustanciales relacionados con las finalidades del tratamiento que requieran una nueva autorización, esta será solicitada cuando corresponda conforme a la normativa aplicable.

19. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 7 de octubre de 2026 y permanecerá vigente mientras JDF Sistemas realice tratamiento de datos personales.